RESUMEN EJECUTIVO

La Municipalidad de Lota operaba sin un sistema formal de planificación: tareas sin seguimiento, recursos subutilizados, responsabilidades difusas y cero trazabilidad histórica. Estudios nacionales estiman que los municipios chilenos podrían operar con un 61% menos de recursos si optimizaran su gestión.

Durante mi práctica profesional, realicé un diagnóstico organizacional completo (PESTEL, FODA, entrevistas con directores) que confirmó la necesidad de una herramienta de planificación centralizada. Diseñé y desarrollé E.D.P.C, un software de escritorio que permite gestionar proyectos, tareas con dependencias, recursos clave, contingencias y generar informes automáticos. Capacité a más de 20 líderes de departamento en su uso.

El proyecto fue abandonado tras el cambio de administración municipal, pero la primera etapa se completó exitosamente: software funcional, manual de usuario y personal capacitado.

Origen y Contexto del Proyecto: ¿Por qué una solución a medida?

El objetivo inicial

Mi práctica profesional fue en el departamento de PMG Institucional y Aseo y Ornato. Entre las múltiples tareas asignadas, una era evaluar y contratar un software para mejorar la gestión del PMG municipal.

En capacidades tecnológicas: ausencia de sistemas de seguimiento, resistencia al cambio por personal de mayor edad, infraestructura tecnológica limitada.

Lo que descubrí al evaluar opciones

La propuesta

Diseñé E.D.P.C (Ecosistema Digital de Planificación Centralizada), una solución a medida que resuelve exactamente lo que el municipio necesitaba, siguiendo un marco estratégico adaptado del Strategic Planning Workbook for Nonprofit Organizations, integrando la misión, visión y valores de transparencia del municipio, y considerando los requisitos de la Ley N° 21.180 de Transformación Digital.

Al analizar software del mercado y entrevistar a los directores de las principales direcciones municipales, me di cuenta de que ninguna solución comercial resolvía los problemas específicos de Lota:

En gestión operativa: no existía un plan de mantenimiento para áreas verdes, lo que provocó deterioro de plazas, parques y mobiliario urbano. El servicio de desratización tenía un plazo oficial de 6 meses que no se cumplía por falta de coordinación. Un problema de seguridad de la información resultó en pérdida de datos del único registro existente (un Excel).

En estructura organizacional: falta de definición de roles y responsabilidades, tareas asignadas a departamentos sin relación con sus funciones (el PMG estaba bajo el jefe de medio ambiente), organigramas contradictorios y desactualizados.

LA SOLUCIÓN - E.D.P.C

Ventana de Proyectos

Panel central que muestra todos los proyectos activos con su responsable, fechas de inicio y fin (calculadas automáticamente), duración en días, estado y porcentaje de progreso. Desde aquí se crean nuevos proyectos, se eliminan los finalizados, se generan informes PDF y se guardan estructuras como plantillas reutilizables.

Ventana de Tareas con Dependencias

Al seleccionar un proyecto, se despliega su estructura de tareas. Las tareas principales actúan como contenedores cuyas fechas se calculan automáticamente según sus tareas secundarias. Las tareas secundarias incluyen: responsable, fechas, costo, recurso clave asignado, capacidad utilizada y dependencias con otras tareas.

Cuando una tarea depende de otra, el sistema impide que inicie antes de que su predecesora termine. Si una fecha cambia, las dependencias se recalculan en cascada.

Sistema de Contingencias

Cuando ocurre un imprevisto (enfermedad, falla de equipo, emergencia), se registra la contingencia indicando responsable afectado y período. El sistema automáticamente:

• Desplaza las fechas de todas las tareas del responsable que caen dentro del período

• Recalcula las dependencias afectadas

• Propaga los cambios a las tareas que dependen de las modificadas

Esto evita el caos de replanificar manualmente decenas de tareas interconectadas.

Gestión de Recursos Clave

Permite registrar recursos de capacidad limitada (ejemplo: camión aljibe con 10.000 litros semanales). Al asignar tareas que consumen ese recurso, el sistema controla que no se exceda la capacidad disponible. También permite habilitar/deshabilitar recursos según su estado operativo y genera informes de utilización.

Notificaciones y Trazabilidad

El sistema envía correos automáticos cuando una tarea se retrasa. Al marcar una tarea retrasada como completada, solicita registrar la razón del atraso, construyendo una base de datos histórica para análisis de causa-raíz (técnica de los "5 Porqués"). Cada persona tiene un historial completo de tareas asignadas, completadas a tiempo y retrasadas.

Sistema integral de gestión de proyectos que automatiza la planificación jerárquica, dependencias y el cálculo de fechas. Permite el control de personal con alertas de atraso y métricas de desempeño, optimiza recursos limitados evitando sobreasignaciones y reajusta automáticamente el cronograma ante contingencias. Incluye reportería avanzada (Gantt interactivo, análisis de causas de retraso) y plantillas reutilizables para agilizar la planificación.

Metodología de implementación

Etapa 1 - Evaluación y propuesta (completada): Evalué opciones de software del mercado, realicé entrevistas con directores, identifiqué que ninguna solución comercial se ajustaba a las necesidades. Propuse desarrollar una solución a medida. Presenté a los jefes de departamento y fue aprobada.

Etapa 2 - Diseño y desarrollo (completada): Desarrollo del software E.D.P.C con todas las funcionalidades descritas, incluyendo manual de usuario de 49 páginas integrado en la ventana "Info" del sistema.

Etapa 3 - Capacitación (completada): Capacitación presencial a más de 20 líderes de departamento y sus ayudantes en un colegio municipal. El software quedó almacenado en un drive institucional para instalación por el encargado de informática.

Etapas 4-6 (planificadas, no ejecutadas): Evaluación y mejora del software, adaptación específica por dirección, e integración con otros sistemas municipales mediante APIs.

Entregables

Software funcional E.D.P.C con todas las funcionalidades operativas, manual de usuario de 49 páginas con guía práctica y casos de uso, base de datos SQLite con sistema de backup/restore, y más de 20 funcionarios capacitados en el uso de la herramienta.

RESULTADOS Y APRENDIZAJES

Lo que se logró

La primera etapa del proyecto PMG 2024 se completó exitosamente. El software demostró ser funcional en las pruebas con usuarios reales, el manual permitió uso autónomo sin soporte constante, y la capacitación cubrió a los líderes de todas las direcciones municipales relevantes.

El sistema quedó preparado para escalar: la arquitectura de plantillas permitiría replicar estructuras de proyectos recurrentes (como mantención de áreas verdes) año tras año, acumulando datos históricos para mejorar la planificación futura.

Lo que aprendí

Sobre desarrollo de soluciones reales: la diferencia entre un proyecto académico y uno institucional es la cantidad de stakeholders, restricciones y casos borde que aparecen solo cuando usuarios reales interactúan con el sistema.

Sobre gestión del cambio: la resistencia tecnológica no se resuelve solo con capacitación técnica. Requiere demostrar valor inmediato y reducir fricción al mínimo. El manual extenso y los casos de uso prácticos fueron clave para la adopción.

Sobre contexto político: los proyectos en instituciones públicas están sujetos a ciclos electorales. Un software excelente puede ser abandonado por razones completamente ajenas a su calidad técnica o utilidad.